貸し会議室・レンタルスペースを借りる際に確認すべきポイントとは
2016.12.01

会議室サムネイル今、自社に会議室を持たないと言う企業が、増えています。また、社内に会議室があっても、そこを使用せずに、貸し会議室の利用を促進する企業も多くなっています。一見すると非常に無駄な費用をかけていると考えられるのですが、企業にはこの貸し会議室の利用を採算に合うものと考えているようです。その大きな要因として、自社内にいることで、考え方に変化を求めることが出来ないことと言われます。IT企業が多くなった時代、アイデアが勝負な世界には、この変化を求めることが、良い結果を生むことに繋がっていると言われます。そこには、自由な発想を求める企業が増えていることもあり、普段とは違う環境下においての発想や意見を求めることが出来ることに繋がるからです。また、借りると言う費用をかけていることから、無駄な会議は出来ないと意識させる企業もあるようです。このレンタルでの会議室を含むレンタルでのスペースを借りることは、既存の発想を捨てることを求めていると言って良いのでしょう。

他所の会議室やレンタルスペースの利用が多くなった理由には、会議に参加する人たちの手荷物が少なくなったこともあると言われます。パソコン一台あることで、紙の資料は一切必要ない時代になったことから、社内でどうしても行なう必要性がなくなりました。そのため、大手の企業では各地に散らばっている社員のため、自社より便利で交通網の便利な駅周辺での、レンタルスペースやレンタルでの会議室の利用が増えています。レンタルスペースでは、プロジェクターを借りることも出来、そのプロジェクターを見やすくするための暗さの演出も可能です。更には、外の音が気になることもなく、静粛に会議の進行も可能となり、効率の良い進行が出来ることにもなるのでしょう。

会議室をレンタルする良さは、その設備環境も上げられます。レンタルする確認ポイントは、空調設備です。会議に集中出来る温度設定が部屋全体で出来ることが必要になります。また確認ポイントで忘れてはいけないのが、マイクやスピーカー、スクリーンなどはキチンと作動するのかと言うことです。人数に合わせ、必要な機材の確認は、絶対に忘れてはいけません。そのため、担当者は会議を開く前に、会議室運営側と確認ポイントの打ち合わせをしておきましょう。前もってチェックリストの作成をしておき、そこには環境から設備機器に至るまでの項目を記載しておくべきです。良い会議を開くには、その設定が大事と言うことになります。

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