貸し会議室でイベント・セミナー終了後に懇親会を行うメリット
2016.12.01

会議室サムネイル貸し会議室、いわゆるレンタルスペースとは、会議や打合せをする場所を会議等に必要な設備と一緒に、一定時間で貸し出す会議スペースです。一般的に会議室は社内に備え付けられていますが、採用試験、就職ガイダンス、社内研修、株主総会など、大人数の参加に対応できるスペースではないことがほとんどです。少人数の商談や打合せであれば社内の会議室や喫茶店等を活用できますので、レンタルスペースも、むしろ大人数に対応するためのスペースを準備しているケースが多くなっています。社内に一定のスペースを確保し、内装や机等の什器、マイクやプロジェクターといった備品を揃える経費と、必要な都度、賃料を支払って会議室を借りることのいずれがメリットがあるかを比較衡量して判断することになります。

都内ではオフィスの値段が高くなる傾向にありますので、会社もオフィスの面積を削減しています。オフィス自体が狭くなり、個人情報保護法による情報管理の重要性の向上によって、外部で安心して打合せができるスペースを借りた方が効率的とも言えます。例えば、新入社員の研修を行う期間、採用面接を行い期間など、会社の需要がある時期にスペースを借りることで、経費節減につながります。さらに、イベント・セミナー終了後に、イベントやセミナーの参加者と懇親会を行うことがあります。イベント・セミナー後の立食パーティーなどに最適なプランを用意していますし、ノウハウも蓄えていますので、会社からの要望や予算にあった内容にあわせて、柔軟にプランを提案してくれます。

イベント・セミナー、その後に懇親会を行うためには、ホテルを利用することも考えられます。レンタル会議室と同じように、場所を移動することなく懇親に移ることができますので、便利です。ホテルの場合、ネームヴァリューがありますので、格式も整い、最適ではありますが、予算がかかります。このため、貸し会議室を使い、その後ケータリングなどを活用して懇親会を実施する方が、経費的には安上がりです。レイアウトも短時間で変更できますので、十分に対応できます。懇親は、飲み食いすることが目的ではありません。あくまでも、懇親や交流を深め、その後のビジネスを円滑、かつやりやすくすることが目的です。もちろんトップ級の会議や懇親の席は、ホテルの方がより最適と言えます。しかし、実務的な内容である場合はホテルを利用するまでもなく、経費の節減に努めた方が得策です。

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